Nell’ambito dell’imminente passaggio da fattura analogica a fattura elettronica che vedrà la sua completa messa in atto il 1° gennaio 2019, l’Agenzia dell’Entrate ha comunicato tramite il Provvedimento 89757 del 30 Aprile 2018 che tutti i soggetti passivi IVA residenti, stabiliti o identificati in Italia potranno usufruire di un servizio di conservazione sostitutiva delle fatture gratuito messo a disposizione dall’Agenzia, previa accettazione dell’accordo di servizio (punto 7.1 e 7.2 del suddetto Provvedimento).
Il servizio offerto segue le disposizioni del DMEF 17 giugno 2014 che stabilisce le modalità di conservazione tramite cui i documenti fiscalmente rilevanti possono essere conservati per essere considerati a norma, e soddisfa anche le disposizioni del DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico”.
L’iniziativa dell’Agenzia delle Entrate è svolta in un’ottica di semplificazione a favore dei contribuenti, e apparentemente risolve le problematiche legate al momento della conservazione. Tuttavia, alcune criticità rimangono irrisolte facendo pensare che, dopo le opportune valutazioni, la scelta di non sottoscrivere l’accordo di conservazione e gestirla autonomamente o affidandosi a un intermediario e professionista del settore sia più vantaggioso in termini operatività, gestione e controllo dei propri documenti.
In ogni caso, prima di decidere di affidare all’Agenzia delle Entrate la conservazione dei propri documenti è doveroso fare qualche riflessione sui limiti e sui punti ancora non chiari del servizio attualmente proposto.
- Le tempistiche del servizio di conservazione sono dilatate
Stando all’art. 5 dell’Accordo di Servizio proposto dall’AdE, sono da valutare le modalità e i tempi di erogazione del servizio, non esattamente rapide, tant’è che già nel documento da sottoscrivere viene fatta presente la possibilità di variazioni in aumento in caso di attività programmate di manutenzione del sistema o di picchi di gestione non prevedibili (Art. 5 – Modalità e tempi di erogazione).
Questa potrebbe essere una debolezza del sistema, in quanto il contribuente potrebbe aver necessità immediata dei suoi documenti e potrebbe trovarsi nell’impossibilità di reperirli a causa di un problema tecnico del portale dell’Agenzia.
Un altro punto dell’articolo 5 dell’Accordo di Servizio recita:
Il pacchetto di distribuzione o la comunicazione di anomalia della richiesta rimarranno a disposizione nell’area riservata, in attesa del loro prelevamento, per un massimo di 20 giorni. Una volta prelevato, il pacchetto di distribuzione non sarà più disponibile; rimarrà invece sempre disponibile un elenco delle ultime 20 richieste inviate, complete del loro stato di avanzamento (presa in carico, scartata, in lavorazione, conclusa).
Innanzitutto non è chiaro dal testo se il pacchetto di distribuzione, disponibile per essere prelevato, alla scadenza dei 20 giorni indicati non sarà a disposizione in modo permanente (cioè quel lotto di fatture, se non è stato prelevato entro i 20 giorni dalla richiesta, non sarà più possibile recuperarlo) oppure se, nel caso di mancato prelevamento entro il termine massimo, sarà necessario richiedere un nuovo pacchetto di distribuzione.
In ogni caso, sembra rischioso poter disporre dei propri documenti solo adeguandosi ai tempi dilatati dell’Agenzia, che è strutturalmente impossibilitata a fare eccezioni o a personalizzare il servizio, soprattutto in caso di termini perentori di esibizione o deposizione dei documenti.
Inoltre, le fatture verranno conservate dall’AdE per 15 anni, ma la ricerca, la consultazione e l’acquisizione dall’area riservata del portale dell’AdE di fatture emesse e ricevute, scambiate attraverso il SdI, sarà limitato al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di trasmissione del documento da parte del SdI (punto 8 del Provvedimento AdE 89757).
Scaduto questo periodo, le fatture di cui si è richiesta la conservazione potranno essere certamente ottenute, rispettando le tempistiche del servizio (fino a 12 giorni di attesa per le fatture non ancora sottoposte ad un processo di conservazione digitale, stando al Punto 7.7 del Manuale della Conservazione).
Questa gestione potrebbe dunque risultare poco pratica per chi avesse necessità di accedere in tempi rapidi ai propri documenti, ricordando il rischio di variazioni in aumento delle suddette tempistiche di produzione dei pacchetti richiesti in caso di attività programmate di manutenzione del sistema o di picchi di gestione non prevedibili.
- Responsabilità dei documenti
Leggendo con attenzione le condizioni generali dell’Accordo di Servizio (art.2) si nota che:
Il contribuente, che ai sensi di legge resta il Responsabile della conservazione, si impegna a mettere a disposizione dell’Agenzia, previa verifica della loro integrità e leggibilità, le fatture elettroniche da sottoporre a conservazione, anche secondo le modalità descritte nel suddetto Manuale del Servizio della conservazione, e ad eseguire ogni eventuale comunicazione alle competenti Autorità che fosse richiesta in ragione della conservazione delle fatture elettroniche come indicato nel presente Accordo.
Con questa specifica l’Agenzia delle Entrate lascia l’onere delle responsabilità dei documenti che conserva interamente al contribuente, che quindi si troverà a dover assumere un ruolo, quello del Responsabile della Conservazione, che non è solo formale ma richiede competenze tecniche e teoriche specifiche per poter attuare i processi di conservazione e gestione dei documenti informatici, e che sono ben specificati in diverse norme: nel DPCM 13 novembre 2014 e soprattutto nel DPCM 3 dicembre 2013 agli artt. 6 e 7.
- Oggetti conservati
Il Manuale della conservazione è l’altro documento che occorre leggere e che viene sottoscritto nel momento dell’accettazione dell’accordo di servizio, di cui fa parte integrante. Il Manuale descrive le operazioni tecniche per poter usufruire del servizio, e specifica al punto 6.1 “oggetti conservati” che la conservazione è disponibile solo per i documenti fattura e che tali documenti per poter essere presi in carico correttamente devono essere firmati digitalmente o dotati di sigillo apposto dal servizio di generazione dell’Agenzia delle Entrate.
Questo punto è piuttosto importante perché mette in chiaro che la conservazione è limitata al solo documento fattura: tutti gli altri eventuali documenti che fanno parte del ciclo dell’ordine (DDT, Ordini, corrispondenza, ecc.) o in generale altri documenti per cui può essere opportuno e conveniente includere nel processo di conservazione (per esempio i contratti), sono esclusi dal servizio gratuito fornito dall’AdE.
Verrebbero così a crearsi situazioni in cui documenti correlati tra loro si troverebbero in due luoghi di conservazione diversi, per cui il contribuente dovrebbe richiedere due pacchetti di distribuzione a due conservatori diversi, perdendo in ogni caso i legami logici tra i documenti del ciclo dell’ordine.
Il contribuente dunque, per poter essere autonomo, dovrà innanzitutto accertarsi che i documenti di cui richiede la conservazione siano corretti, poiché il Sistema effettuerà controlli formali su quei documenti prima di conservarli, controlli che se non saranno superati provocheranno il Rifiuto del pacchetto di versamento (punto 7.5 del Manuale della conservazione); dovrà poi dotarsi degli strumenti idonei per eseguire l’operazione di firma digitale massiva, infine, dovrà impostare i parametri della sua area riservata per le successive attività di consultazione, ricerca, controllo sui file che ha conservato.
Una considerazione che a questo punto può essere fatta è che il servizio offerto dall’AdE rappresenta certo un risparmio economico poiché gratuito, ma le responsabilità di cui è investito il contribuente prevedono determinate competenze tecnologiche e normative e generano una serie di attività che sottraggono tempo e risorse all’attività di impresa.
- Invio dei documenti solo manuale
La modalità di acquisizione dei file fattura per la loro presa in carico da parte dell’AdE è descritta al punto 7.1 del manuale del servizio di conservazione e specifica che:
L’invio del file fattura, conforme alle specifiche tecniche, è effettuato dall’utente tramite le funzionalità di upload disponibili sull’area di fruizione dei servizi di fatturazione.
Questo dettaglio sembrerebbe di poco interesse se non fosse che gli strumenti messi a disposizione sul portale Fatture e Corrispettivi permettono il caricamento solo manuale dei file fattura. Ciò non preoccupa chi conta poche fatture al mese, ma può diventare un inconveniente per chi invece si trova, per esempio a fine mese, a dover gestire un numero importante di documenti.
Inoltre, a oggi non risulta nessuna disponibilità di API o possibilità di integrazione con software gestionali, ERP o CRM aziendali.
Ecco che, alla luce di queste poche riflessioni, la conservazione risulta un’attività complicata da gestire autonomamente, e i servizi gratuiti offerti dall’Agenzia, minimali e limitati, possono fare al caso di quei soggetti, per esempio piccoli artigiani o professionisti che non intendono acquistare un servizio di conservazione a pagamento.
Operatori economici anche minimamente strutturati, invece, dovrebbero portare avanti il proprio processo di trasformazione digitale, e in questo senso l’adempimento della fatturazione elettronica diviene un’opportunità. Certo è che queste realtà non possono pensare di appoggiarsi agli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia, ma dovrebbero guardare a ciò che il mercato ha da offrire e scegliere le soluzioni più adatte alle loro esigenze.
