Come Funziona

La conservazione a norma delle PEC

La PEC è un documento informatico.

E in quanto tale soggiace a tutte le disposizioni normative previste dal CAD e dalle Regole Tecniche in materia di conservazione digitale dei documenti informatici.

La PEC nasce con specifiche funzioni probatorie.
Il suo uso consapevole non può prescindere da una corretta conservazione che ne attribuisca valore legale opponibile a terzi in giudizio.
L’attuale quadro normativo nazionale impone alle PA e ai privati una serie di requisiti necessari ad attribuire, nel tempo, il valore legale a qualunque documento informatico; vale la pena ricordare:

1. l’adozione di un sistema di conservazione (tecnologie, procedure, ruoli e competenze idonee a garantire i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati ad essi associati)

2. la definizione di ruoli e responsabilità delle figure coinvolte nel processo di conservazione, in particolare la nomina obbligatoria di un Responsabile della Conservazione

3. la redazione obbligatoria del Manuale della Conservazione

4. la realizzazione del processo di conservazione secondo i requisiti tecnici previsti negli allegati al DPCM 3 dicembre 2013

E’ importante precisare che il gestore del servizio PEC è obbligato alla sola conservazione per 30 mesi dei tracciati di trasmissione delle PEC (log), non del contenuto delle PEC e dei loro allegati.

L’efficacia probatoria del contenuto di quanto trasmesso (sia il messaggio che l’allegato) è garantita nel tempo solo da un processo di conservazione digitale a norma.

1. A prescindere dal provider PEC scelto o dal client di posta che utilizzate, DocBit acquisirà i vostri messaggi PEC in autonomia
2. Basta conservare la ricevuta di CONSEGNA. La presenza o meno del messaggio originale, come allegato della ricevuta di consegna (file postacert.eml), dipende dal tipo di ricevuta di consegna che è stato configurato per quell’account PEC, secondo la seguente casistica:

• Ricevuta di consegna completa (default): il messaggio originale completo è allegato alla ricevuta di consegna
• Ricevuta di consegna breve: il messaggio originale è allegato alla ricevuta di consegna ma eventuali allegati presenti al suo interno verranno sostituiti con i rispettivi hash (non idoneo)
• Ricevuta di consegna sintetica: il messaggio originale non verrà allegato nella ricevuta di consegna (non idoneo).

3. I messaggi vanno salvati nel formato standard previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, cioè il RFC2822/MIME. E’ possibile salvarli come EML, formato che risponde allo standard RFC 5322 (RFC 5322 ha sostituito il più datato RFC 2822 nel 2008, il quale a sua volta sostituì nel 2001 il RFC 822 – che era stato lo standard per le email via internet per quasi 20 anni). Con Thunderbird, Lotus Notes, Windows Live Mail e Outlook Express è possibile, con Outlook sembra che per ora ci siano problemi.
4. I messaggi PEC devono essere conservati prima della scadenza del certificato di sottoscrizione (firma digitale del provider PEC).

Aziende e professionisti che sono obbligati e intendono mantenere il valore legale nel tempo dei messaggi PEC si avvalogono, pertanto, di un sistema di conservazione dei messaggi PEC, nonché delle loro ricevute e degli eventuali allegati.