Il Nodo di Smistamento degli Ordini elettronici

È ormai imminente l’utilizzo obbligatorio dell’ordine elettronico nel Sistema Sanitario Nazionale. Il nuovo adempimento in ambito PA aggiunge un tassello fondamentale alla dematerializzazione dei processi pubblici.

A partire dal 1° ottobre 2019 tutte le PA del Sistema Sanitario Nazionale inizieranno a gestire ordini elettronici per l’acquisto di beni e servizi attraverso il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO). La legge vieta, a partire da questa data, di servirsi dei precedenti canali di trasmissione dei documenti d’ordine. Seguirà l’obbligo di scambio anche del documento di trasporto (DDT) elettronico. I documenti scambiati vestiranno i panni del formato strutturato XML UBL (standard internazionale per la creazione di documenti digitali).

L’attuazione del suddetto obbligo deriva dalle previsioni della Legge di Bilancio 2018, commi dal 411 al 415, e dal successivo DMEF del 7 dicembre 2018. Vengono pertanto sancite le modalità e i tempi per attuare le disposizioni in materia di emissione e trasmissione degli ordini elettronici, nonché della loro esecuzione (DDT e SAL), relativi agli acquisti di beni e servizi degli enti del Servizio Sanitario Nazionale. Sono chiamati in causa anche i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti, verso i loro fornitori di beni e servizi.

Il 15 marzo 2019 sono state, altresì, pubblicate le Regole tecniche per l’emissione e la trasmissione degli ordini elettronici, che forniscono le regole riguardanti l’emissione, la trasmissione, i formati che i documenti elettronici devono avere.

I soggetti coinvolti non sono, dunque, solo gli enti pubblici e i loro fornitori, ma anche tutti i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti. Le tipologie di ordine interessate dall’obbligo sono sia quelle relative agli acquisti di beni e dispositivi medicali, sia quelle per l’acquisto di servizi, nonché della loro esecuzione (DDT e SAL).

Gli attori coinvolti nello scambio con NSO sono i seguenti:

Gli attori e le diverse funzioni che possono assumere, sono descritti nello schema seguente:

Un modello di processo di trasmissione degli ordini per il tramite di NSO è schematizzato nella figura che segue:

Il Sistema NSO, gestito da SOGEI, si integrerà con l’ormai noto Sistema di Interscambio (SdI), la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BNCP), il Sistema Informativo sulle Operazioni degli Enti pubblici (SIOPE) e il Nodo di Smistamento dei Pagamenti e degli Incassi (SIOPE+). Tutti questi sistemi fanno parte dell’APiR, ovvero il sistema Acquisti Pubblici in Rete messo in piedi dalla Ragioneria di Stato al fine di garantire la trasparenza nei processi di acquisto di beni e servizi da parte delle PA.

Obiettivi del progetto

La digitalizzazione del ciclo d’acquisto permette di monitorare il processo, verificando in tempo reale gli ordini effettuati e i costi relativi. Nel contesto Sanitario nazionale, inoltre, sarà possibile tenere sotto controllo l’andamento della spesa pubblica.

I vantaggi saranno tangibili anche per chi riceve l’ordine. La gestione dell’ordine elettronico strutturato porta alla riduzione delle attività di data entry, all’azzeramento degli errori manuali e all’importazione automatica dei dati con conseguente ottimizzazione dei processi.

Per fare un esempio: dopo la pubblicazione di una gara d’appalto da parte di un ospedale che necessita di un rifornimento di dispositivi medicali o di un servizio di consulenza sul GDPR o di installazione e manutenzione di un impianto, la consultazione dei bandi sul MEPA da parte delle aziende private, la dimostrazione di interesse delle stesse, e infine la scelta, ovvero le fasi principali del processo di e-Procurement, i documenti relativi agli ordini non potranno più essere scambiati con le modalità tradizionali ma obbligatoriamente dovranno transitare dall’NSO.

Quali sono i documenti previsti dalle regole tecniche pubblicate dal MEF?

Salvo che non sia previsto diversamente da norme, usi commerciali o accordi tra le parti, la Risposta e l’Ordine di riscontro sono emessi solo se necessari.

Attraverso questi Documenti possono essere realizzati i seguenti tre processi di business:

I canali di comunicazione verso e da NSO sono diversi:

Dal giugno 2016 la Regione Emilia Romagna utilizza già l’infrastruttura PEPPOL per gestire gli ordini e i DDT elettronici con i propri fornitori.

QUALE SOLUZIONE PROPONE DOCBIT SOLUTIONS?

• Utilizzo di una piattaforma documentale attraverso la quale gestire tutti i documenti in uscita e in entrata.
• Registrazione e assegnazione del PEPPOL ID

DOCUMENTI IN USCITA

• Digitare a mano i dati su web-form per la generazione di ordini, risposte e DDT nel formato strutturato XML UBL
• Importare documenti prodotti dal gestionale aziendale nel formato strutturato XML UBL
• Caricare documenti in PDF da convertire nel formato strutturato XML UBL, mediante apposito template
• Monitorare, visualizzare, esportare e stampare gli ordini e le risposte

DOCUMENTI IN ENTRATA

• Monitorare, visualizzare, esportare e stampare gli ordini e le risposte
• Digitare a mano i dati su web-form per la generazione di risposte agli ordini ricevuti
• Convertire i documenti ricevuti nel formato XML UBL in un formato personalizzato da importare nel gestionale aziendale

Tutti i documenti scambiati sulla rete PEPPOL saranno sottoposti a conservazione a norma.